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आंतरिक दस्तावेज़ पंजीकरण हैकिसी भी राज्य या नगरपालिका संस्था, संस्था, वाणिज्यिक संगठन या व्यक्तिगत उद्यमियों की गतिविधियों का अभिन्न अंग व्यवहार में, यह प्रक्रिया एक विशेष प्रारूप में दस्तावेज़ के बारे में मूलभूत जानकारी को ठीक करने के लिए कम हो जाती है जिसका उपयोग आंतरिक पंजीकरण के लिए किया जाता है। इसके साथ ही, आंतरिक पंजीकरण में केवल इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ शामिल नहीं होते हैं, बल्कि संगठन में बनाए गए कागजात भी शामिल होते हैं (उदाहरण के लिए, प्रतिपक्षों के साथ अनुबंध)। दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए दायित्व अक्सर सचिव या क्लर्क को सौंपा जाता है, बड़े संगठनों में पूरे विभाग इस प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए बनाए जाते हैं।

दस्तावेजों के आंतरिक पंजीकरण किस रूपों में हैं?

आंतरिक का सबसे आम रूप हैवर्तमान समय तक दस्तावेजों का पंजीकरण एक जर्नल पंजीकरण है इस मामले में, दस्तावेजों के बारे में जानकारी एक विशेष पत्रिका में दर्ज की गई है, जिसे कई ग्राफ़ों में विभाजित किया गया है। प्राप्ति की तारीख, सूचना भेजने या एक दस्तावेज बनाने, इसके पंजीकरण संख्या, नाम के बारे में जानकारी आवश्यक रूप से दर्ज की गई है, इसका संक्षिप्त विवरण दर्ज किया गया है। वैकल्पिक रूप से दस्तावेज़ों का कार्ड पंजीकरण है, जिसमें प्रत्येक दस्तावेज़ के बारे में जानकारी एक अलग कार्ड में दर्ज की जाती है, जिसमें भरने के नियमों को अग्रिम में मंजूरी दी जाती है। अंत में, सबसे प्रगतिशील फ़ॉर्म को स्वचालित दस्तावेज़ पंजीकरण माना जाता है, जो कागजी कार्रवाई को कम करता है

संगठन के लिए कौन से फॉर्म सबसे सुविधाजनक है?

आंतरिक पंजीकरण का जर्नल फॉर्मदस्तावेजों को छोटे संगठनों में प्रभावी रूप से लागू किया जा सकता है, जहां संबंधित विशेषज्ञों के कार्यान्वयन के लिए एक विशेषज्ञ जिम्मेदार है। इस फॉर्म का नुकसान दस्तावेजों के पंजीकरण पर कई कर्मचारियों के एक साथ काम की संभावना की कमी है, इसलिए यह बड़ी कंपनियों के लिए उपयुक्त नहीं है। इसके अतिरिक्त, यदि कई दस्तावेज़ लॉग हैं (उदाहरण के लिए, विभिन्न विभागों में), तो अक्सर उनके पंजीकरण डेटा के साथ भ्रम है। इन कमियों को पार कर लिया जाता है जब आप आंतरिक पंजीकरण कार्ड फॉर्म का उपयोग करते हैं, जो आपको किसी भी संख्या में दस्तावेज़ों के बारे में जल्दी से और कारगर ढंग से रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है। अगर कंपनी का लक्ष्य कागजी कार्रवाई को कम करना है, तो आंतरिक पंजीकरण के एक स्वचालित रूप का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, जिसके लिए विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है।